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Duty-Tree
La soluzione per la pianificazione e la gestione dei turni
Duty-Tree è la soluzione ideale per la pianificazione delle risorse umane, con piena gestione di ruoli, responsabilità e competenze specifiche. Inoltre, gestisce i cicli di approvazione, le successive modifiche e il controllo costante dell’effettiva copertura ed esecuzione dei turni.
Duty-Tree è progettato per affrontare elevati fattori di complessità: ruoli specifici, pianificazione delle ferie, leggi e regolamenti interni, monte ore di lavoro, distribuzione e organizzazione delle risorse per esigenze particolari e per reparti specifici, permessi e soprattutto assenze impreviste.
Cos'è Duty-Tree
Duty-Tree ottimizza le risorse umane con grande flessibilità, grazie al proprio motore interno a regole configurabili.
La pianificazione tiene conto di qualifiche professionali, skill, profili specifici di ogni operatore, nel rispetto di tutte le regole e di tutte le linee guida pertinenti (CCNL, ore lavorative, leggi, regolamenti interni, esigenze specifiche di reparto, ecc.).
Il motore garantisce il livellamento delle risorse. Parallelamente sono disponibili strumenti per turni a matrice, configurabili per ruolo e reparto, o per sequenze settimanali applicabili a singole risorse o a gruppi di risorse.
Gli strumenti “classici” a matrice o a sequenza convivono con il motore di calcolo automatico lasciando al coordinatore la libertà di agire con uno o più strumenti.
Duty-Tree è multi-azienda e multi-struttura e si presta perfettamente alla gestione dei turni per gruppi aziendali, aree vaste o intere regioni.
Duty-Tree si applica a tutte le organizzazioni con distribuzione del lavoro in costante evoluzione (turni, sostituzioni, ecc.), con diverse responsabilità e attività pianificate da assegnare.
I vantaggi di Duty-Tree
Perché scegliere Duty-Tree
Funzionalità e caratteristiche principali di Duty-Tree
Flessibilità nella definizione della struttura organizzativa
Il prodotto permette una alta configurabilità delle organizzazioni aziendali. Grazie alla sua struttura ad albero permette un’immediata visualizzazione di tutti gli elementi ed una gestione naturale per cercare, inserire, aggiornare e riorganizzare facilmente con dei semplici “drag and drop”. La funzione di ricerca integrata nell’albero aiuta anche nell’individuazione della collocazione di una risorsa umana o di un elemento della struttura.
Gestione della definizione dei fabbisogni
Duty-Tree permette di impostare i fabbisogni per l’intera azienda, reparto per reparto, con la possibilità di definire capillarmente profili orari, mansioni e skill per turno, reperibilità, ecc… differenziati per profilo orario, giorno della settimana, turno in presenza o reperibilità.
Funzione di calcolo dinamico
Le impostazioni dei fabbisogni “statici” possono essere cambiate con un solo click sia in fase di calcolo preventivo del turno, sia in fase di gestione quotidiana, per rispondere a cambiamenti organizzativi, esigenze occasionali e altro ancora. Tramite apposite integrazioni, inoltre, Duty-Tree è in grado di calcolare dinamicamente i fabbisogni in base ai carichi di lavoro, al numero di pazienti o di ospiti ed al relativo livello assistenziale, in funzione dei piani di produzione o di altri dati di processo.
Pianificazione turni configurabile per qualifiche, skill e profili
Il potente motore di Duty Tree, facilmente configurabile, permette di tener conto nella pianificazione delle qualifiche professionali, skill e di profili specifici personalizzabili di ogni operatore, nel rispetto di tutte le regole e di tutte le linee guida pertinenti (CCNL, ore lavorative, leggi, regolamenti interni, esigenze specifiche di reparto, ecc.). Il motore quindi garantisce il corretto livellamento delle risorse e l’equità dei turni già su periodi medio-brevi. Infine, il motore ottimizzerà i turni mantenendo come massima priorità la copertura del servizio; in caso di carenze il sistema potrà accettare alcune “violazioni”, in base ai livelli di importanza attribuiti alle regole, segnalando all’operatore tutte le eccezioni necessarie per la copertura minima dei fabbisogni.
Funzioni di gestione turni a matrice e a sequenza
Duty Tree rende disponibili a responsabili della pianificazione strumenti per la gestione turni a matrice, configurabili per ruolo e reparto, o per sequenze settimanali applicabili a singole risorse o a gruppi di risorse. Gli strumenti “classici” a matrice o a sequenza convivono con il motore di calcolo automatico lasciando al coordinatore la libertà di agire con uno o più strumenti.
Gestione del workflow di approvazione
La pianificazione dei turni, una volta impostata, può essere sottoposta all’approvazione da parte dei responsabili di struttura specificamente autorizzati. L’approvazione determina la pubblicazione. Il “pianificatore” e il responsabile possono controllare lo stato di approvazione e ricevere avvisi specifici (turni da approvare, scadenze, esito delle approvazioni, ecc.). In fase di approvazione il responsabile vedrà preventivamente tutte le “violazioni” che il motore ha proposto e che il “pianificatore” ha accettato per garantire la copertura minima dei fabbisogni.
Monitoraggio delle attività in programma
I piani mensili una volta approvati sono modificabili dai responsabili di ogni unità, ma il sistema terrà traccia di ogni variazione, sostituzione, cambio turno, aggiunta, eliminazione, ecc. permettendo sempre un riscontro semplice ed immediato del turno effettivo rispetto a quello programmato ed approvato preventivamente. Inoltre, integrando i sistemi di timbratura sarà possibile controllare il rispetto dei turni effettivi da parte di ciascun operatore, evidenziando ritardi, cambi non autorizzati o non segnalati ed altre eventuali anomalie. Oltre alla funzione di controllo, questo approccio permette di migliorare la copertura dei servizi e l’armonia tra le persone perché permette ai coordinatori di intervenire in maniera proattiva e inclusiva nei confronti di ciascun addetto.
Riallocazione delle risorse
In caso di necessità il sistema permette la massima flessibilità per cambi turno, cambi di mansione o attività specifica, incremento o decremento anche quotidiano dei fabbisogni, scambio di persone tra reparti diversi e molto altro ancora. La flessibilità nella gestione dei turni è la chiave vincente, unità alla tracciabilità delle modifiche permette un’adeguata copertura con la garanzia della massima efficienza dell’organizzazione senza sprechi
APP e Portale turni per operatori e responsabili
Duty-Tree dispone di APP e Portale per permettere agli operatori di visualizzare i propri turni e i turni del proprio reparto. La gestione dei turni prevede infatti la necessità di pubblicare e condividere le pianificazioni con tutti gli operatori e l’utilizzo di portali e APP permette di raggiungere immediatamente tutti con informazioni sempre aggiornate e fruibili con grande semplicità. Inoltre, la APP permette a ciascun operatore di alimentare direttamente il proprio calendario personale, abilitando così funzioni di collaborazione senza interferenze. I responsabili possono a loro volta utilizzare il portale per controllare da remoto lo stato dei turni, le modifiche e l’avanzamento.
Duty-Tree
Architettura
Duty-Tree è un’applicazione multilingua completamente Web, fruibile anche in modalità SaaS (Software as a Service). Grazie all’impiego di tecnologie di ultima generazione, è in grado di integrarsi agevolmente con le basi dati e le applicazioni preesistenti.
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